“আমরা বার্ষিক $1M সঞ্চয় করেছি”—কেস স্টাডি ইনসাইড

আমি দেখেছি সবচেয়ে বড় সমস্যাটি সহজ ছিল: কোম্পানিটি ছোট জায়গায় অর্থ হারাচ্ছে, এবং অপচয় স্বাভাবিক হয়ে গেছে। আমি একটি মাঝারি আকারের ই-কমার্স ব্যবসার সাথে কাজ করেছি যার একটি ভাল পণ্য, স্থির বিক্রয় এবং একটি ব্যস্ত দল ছিল। তবুও প্রতি মাসে লাভ পাতলা অনুভূত হয়। মালিক একই প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে থাকেন: "আমরা বাড়ছে। কেন ব্যাঙ্ক ব্যালেন্স দেখায় না?" আমি ফাইন্যান্স টিমের সাথে সংখ্যার দিকে তাকিয়েছি এবং একই প্যাটার্ন খুঁজে পেয়েছি অনেক ব্যবসার মুখোমুখি। ব্যয়টি অনেকগুলি সরঞ্জাম, অনেকগুলি বিক্রেতা, অনেকগুলি ছোট পরিষেবা এবং খুব বেশি ম্যানুয়াল কাজ জুড়ে ছড়িয়ে পড়েছিল। এই আইটেমগুলির কোনটিই নিজের থেকে বিপজ্জনক দেখাচ্ছিল না। একসাথে, তারা বছরে $1M এর কাছাকাছি নিষ্কাশন করেছে। আমি সবকিছু কাটার চেষ্টা করিনি। এটি বিক্রয়কে ক্ষতিগ্রস্ত করবে এবং দলকে ধীর করে তুলবে। আমি বর্জ্য, ওভারল্যাপ এবং এমন কাজের উপর ফোকাস করেছি যার কোন স্পষ্ট রিটার্ন নেই। এখানে আমি কি পরিবর্তন. 1। আমি প্রতিটি পুনরাবৃত্ত খরচ পরীক্ষা করেছি আমি সদস্যতা, সফ্টওয়্যার লাইসেন্স, এজেন্সি এবং পরিষেবা চুক্তি দিয়ে শুরু করেছি। অনেক কোম্পানি এমন সরঞ্জামগুলির জন্য অর্থ প্রদান করে যা কেউ ব্যবহার করে না। এই দলটির কাজের জন্য পাঁচটি সফ্টওয়্যার পরিকল্পনা ছিল যেগুলির জন্য শুধুমাত্র দুটি প্রয়োজন। তাদের ডুপ্লিকেট রিপোর্টিং টুল ছিল। তাদের সিট সহ ডিজাইন এবং ইমেল পরিষেবা ছিল যা কয়েক মাস ধরে স্পর্শ করা হয়নি। আমি একটি সাধারণ তালিকা তৈরি করেছি: - খরচ - মালিক - ব্যবহারের ক্ষেত্রে - মাসিক ব্যবহার - বাতিল বা রাখুন এই তালিকাটি বর্জ্য দেখতে সহজ করে তুলেছে। আমরা অব্যবহৃত সরঞ্জামগুলি কেটেছি, অতিরিক্ত আসনগুলি সরিয়েছি এবং কয়েকটি কাজকে একটি শেয়ার্ড সিস্টেমে সরিয়ে নিয়েছি। এটি একাই বার্ষিক ক্ষতির একটি বড় অংশ বাঁচিয়েছে। 2। আমি এমন কাজ পেয়েছি যা দুবার করা হচ্ছে এই অংশটিই মালিককে সবচেয়ে বেশি অবাক করেছিল। বিপণন দল হাতে রিপোর্ট টান ছিল. অপস টিমও নিজস্ব প্রতিবেদন তৈরি করছিল। বিক্রয় দল একই ডেটা আবার একটি ভিন্ন শীটে পরীক্ষা করছিল। তিনটি দল, একই সংখ্যা, তিন সেট শ্রম ঘন্টা। আমি একটি সহজ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেছি: "কাদের এই প্রতিবেদনের প্রয়োজন, এবং এটি কোন পদক্ষেপ সমর্থন করে?" রিপোর্টে কোনো সিদ্ধান্ত না হলে আমি তা সরিয়ে দিয়েছি। আমরা একটি ভাগ করা ড্যাশবোর্ডের সাথে বেশ কয়েকটি ম্যানুয়াল পদক্ষেপ প্রতিস্থাপন করেছি। দলটি প্রতি সপ্তাহে একই ফাইল পুনর্নির্মাণ বন্ধ করে দিয়েছে। বিক্রয় বা উন্নত পরিষেবা এনেছে এমন কাজগুলিতে কাজ করার জন্য লোকেদের আরও জায়গা ছিল। এই পরিবর্তন অর্থ এবং চাপ উভয়ই বাঁচিয়েছে। 3. আমি বিক্রেতাদের প্রকৃত ব্যবহার মেলে ঠেলে দিয়েছি বিস্তৃত ব্যবহারের জন্য অনেক বিক্রেতার মূল্য, যখন ব্যবসার শুধুমাত্র একটি সংকীর্ণ অংশ প্রয়োজন। আমি প্রতিটি চুক্তির মধ্য দিয়ে গিয়েছিলাম এবং বাস্তব ব্যবহারের সাথে পরিকল্পনার তুলনা করেছি। কিছু ক্ষেত্রে, দলটি একটি প্রিমিয়াম স্তরে ছিল যখন একটি নিম্ন পরিকল্পনা যথেষ্ট ছিল। অন্যান্য ক্ষেত্রে, কোম্পানি নির্দিষ্ট পরিষেবার সময়গুলির জন্য অর্থ প্রদান করছিল যা কখনই সম্পূর্ণরূপে ব্যবহৃত হয়নি। আমি আলোচনা সরাসরি এবং সহজ রেখেছি: - এটি আমরা যা ব্যবহার করি - এটি আমরা যা ব্যবহার করি না - এই পরিকল্পনাটি আমাদের প্রয়োজন কিছু বিক্রেতারা দাম কমিয়েছেন। কেউ কেউ সুযোগ পরিবর্তন করেছেন। কয়েকজনকে বদলি করা হয়েছে। এই পদক্ষেপটি আমার প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সংরক্ষণ করেছে। পাঠটি সহজ ছিল: আপনি যদি একটি চুক্তি পর্যালোচনা না করেন তবে চুক্তিটি জয়ী হয়। 4. আমি খরচ কমিয়েছি যা লাভকে সমর্থন করে না কোম্পানির কিছু সুন্দর-সুদর্শন খরচ ছিল যা নিরাপদ বলে মনে হয়েছিল কারণ সেগুলি দরকারী বলে মনে হয়েছিল। একটি উদাহরণ হল অর্থপ্রদানের প্রচারের একটি সেট যা ট্রাফিক এনেছে কিন্তু ক্রেতা নয়৷ আরেকটি ছিল একটি সমর্থন অ্যাড-অন যা দলটিকে আচ্ছাদিত বোধ করেছিল, তবুও প্রায় কেউই এটি ব্যবহার করেনি। আমি জিজ্ঞেস করলাম না, "এটা কি ভালো লাগছে?" আমি জিজ্ঞেস করলাম, "এটা কি ফেরত দেবে?" যদি উত্তর দুর্বল হয়, আমি হয় খরচ কমিয়ে দিয়েছি বা বিরতি দিয়েছি। এখানেই আমি মনে করি অনেক নেতা ভুল করেন। তারা এমন ব্যয়কে রক্ষা করে যা সক্রিয় বোধ করে, অন্যদিকে এমন ব্যয়কে উপেক্ষা করে যা ব্যবসার অগ্রগতিতে সহায়তা করে না। আমি আগের প্রজেক্টে এটি নিজেই করেছি। পরিচিত জিনিস রাখা সহজ। তাদের কাটা কঠিন। 5। আমি টিমকে ফিক্সের অংশ করেছি যখন এটি শীর্ষে থাকে তখন খরচ কাটতে ব্যর্থ হয়। আমি প্রতিটি দলকে ফ্ল্যাগ করার জন্য বলেছিলাম একটি খরচ যা ছোট কিন্তু বিরক্তিকর মনে হয়েছিল। এটি আমাকে একটি তালিকা দিয়েছে যা আমি নিজে থেকে মিস করতাম। টিম ওয়ার্কফ্লো পরিবর্তন করার পর থেকে কেউ ব্যবহার করেনি এমন একটি পরিষেবার জন্য একজন ব্যক্তি পুনরাবৃত্ত চার্জ খুঁজে পেয়েছেন। অন্য একজন শিপিং অ্যাড-অন খুঁজে পেয়েছেন যা ক্যাটালগের অংশের জন্য আর প্রয়োজন ছিল না। মাটিতে থাকা লোকেরা সাধারণত জানেন যে বর্জ্য কোথায় লুকিয়ে থাকে। তাদের শুধু কথা বলার জায়গা দরকার। একবার দল দেখেছে যে কাটগুলি এলোমেলো নয়, বিশ্বাস উন্নত হয়েছে। তারা বুঝতে পেরেছিল যে লক্ষ্য মানুষকে চেপে দেওয়া নয়। লক্ষ্য ছিল টানাটানি দূর করা। ফলাফল কেমন লাগছিল পর্যালোচনা শেষে, কোম্পানি বছরে প্রায় $1M বাঁচানোর জন্য যথেষ্ট বর্জ্য অপসারণ বা কমিয়েছে। একযোগে নয়। ভাগ্য দ্বারা নয়। দলকে কঠোর পরিশ্রম করে নয়। সঞ্চয় অনেক ছোট পদক্ষেপ থেকে এসেছে: - কম অব্যবহৃত সরঞ্জাম - কম ডুপ্লিকেট কাজ - কঠোর বিক্রেতার পরিকল্পনা - কম পরিষেবার অপচয় - কম ম্যানুয়াল কাজ ব্যবসাটি তার মূল বিক্রয় কাজ অক্ষত রেখেছে। দলটির কাছে এখনও প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম ছিল। পার্থক্য ছিল যে প্রতিটি খরচ এখন বিদ্যমান একটি কারণ ছিল. এই মামলা থেকে আমি এটাই শিখেছি। বড় সঞ্চয় সবসময় বড় নাটক থেকে আসে না। তারা প্রায়ই পরিষ্কার চোখ এবং অবিচলিত পরিষ্কার থেকে আসে। আমাকে যদি এক টুকরো উপদেশ দিতে হয়, তাহলে সেটা হবে: প্রথমে কোথায় কাটতে হবে তা জিজ্ঞেস করবেন না। জিজ্ঞাসা করুন যে এখনও নিজের জন্য অর্থ প্রদান করছে। তারপর লাইন বাই লাইন চলতে থাকুন। এই পদ্ধতিটি এই সংস্থাটিকে প্রচুর অর্থ সাশ্রয় করেছে এবং এটি অন্যান্য দলকেও সাহায্য করতে পারে।

আমরা ছোট টুকরা টাকা হারাতে ছিল. এখানে একটি বিক্রেতা ফি. একটি টুল সেখানে কেউ ব্যবহার করেনি। অর্ধেক সময় নেওয়া উচিত ছিল যে কাজের উপর অতিরিক্ত শ্রম. প্রতিটি আইটেম ছোট মনে হয়েছে. একসঙ্গে, তারা দ্রুত যোগ. আমি দলের কাছ থেকে একই কথা শুনতে থাকলাম: "আমরা ব্যস্ত, কিন্তু বাজেট এখনও কঠোর হয়।" সেই লাইন আমার সাথেই থেকে গেল। তাই আমি টাকা কোথায় যাচ্ছে একটি সম্পূর্ণ পর্যালোচনা শুরু. আমি বড় প্রতিশ্রুতি দিয়ে শুরু করিনি। আমি সংখ্যা দিয়ে শুরু করেছি। আমি তিন মাসের খরচের ডেটা টেনে নিয়েছি, প্রতিটি পুনরাবৃত্ত চার্জ পরীক্ষা করেছি এবং যারা প্রতিদিন টুল ব্যবহার করে তাদের সাথে বসেছি। লক্ষ্যটি সহজ ছিল: কাজের ক্ষতি না করে বর্জ্য সন্ধান করুন। প্রথম সমস্যা ছিল সফটওয়্যার। আমাদের কাছে এমন সরঞ্জামগুলির জন্য লাইসেন্স ছিল যা প্রতি সপ্তাহে মাত্র কয়েকজন লোক খুলেছিল। একটি দল একটি প্রিমিয়াম প্ল্যান ব্যবহার করেছিল, কিন্তু অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলি অস্পৃশ্য ছিল৷ অন্য বিভাগের একই কাজ দুটি টুল ছিল. কেন জিজ্ঞাসা করতে কেউ থামেনি। আমি অব্যবহৃত আসনগুলি ছাঁটাই করেছি, সদৃশ সরঞ্জামগুলি সরিয়েছি এবং কয়েকটি ব্যবহারকারীকে নিম্ন পরিকল্পনায় স্থানান্তরিত করেছি। এই পরিবর্তনটি একাই আমাদের মাসিক ব্যয়ের একটি বড় অংশ কেটেছে। দ্বিতীয় সমস্যাটি ছিল প্রক্রিয়া। আমরা ম্যানুয়াল কাজের জন্য অর্থ প্রদান করছিলাম যা হ্রাস করা যেতে পারে। একটি ক্ষেত্রে, একটি সাপ্তাহিক রিপোর্টিং কাজ তিন জন এবং কয়েক ঘন্টা সময় নেয়. রিপোর্ট নিজেই জটিল ছিল না. ব্যথা কপি-পেস্ট কাজ, দেরী সম্পাদনা, এবং বারবার চেক থেকে এসেছে. আমি একটি সাধারণ টেমপ্লেট এবং একটি ভাগ করা ড্যাশবোর্ড তৈরি করতে দলের সাথে কাজ করেছি৷ প্রতিবেদনটি এখনও বিদ্যমান ছিল, তবে এটির পিছনে সময়টি কঠিন হয়ে গেছে। কম পরিশ্রম। কম ত্রুটি. কম চাপ। তৃতীয় সমস্যাটি ছিল ক্রয়। সুস্পষ্ট নিয়ম ছাড়াই অনেক অর্ডার দেওয়া হচ্ছিল। বিভিন্ন পরিচালক বিভিন্ন বিক্রেতাদের কাছ থেকে একই আইটেম কিনেছেন। দাম পরিবর্তিত হয়েছে। শিপিং খরচ জমা হয়েছে. কেউ সম্পূর্ণ ভিউ ছিল না. আমি সাধারণ আইটেমগুলির জন্য একটি অনুমোদনের পথ এবং একটি পছন্দের বিক্রেতার তালিকা সেট করেছি। এটি আমাদের আরও ভাল নিয়ন্ত্রণ দিয়েছে। তারা অবতরণ করার আগে এটি অদ্ভুত চার্জ সনাক্ত করা সহজ করে তোলে। চতুর্থ বিষয় ছিল পরিষেবা চুক্তি। কিছু চুক্তি কয়েক বছর ধরে খোলা ছিল। শর্তাবলী কাগজে সূক্ষ্ম দেখাচ্ছিল, কিন্তু প্রকৃত ব্যবহার পরিবর্তিত হয়েছে। আমরা এখনও একটি সমর্থন স্তরের জন্য অর্থ প্রদান করছি যা আমাদের আর প্রয়োজন নেই। আমি এটি ব্যবহার করা দলের সাথে প্রতিটি চুক্তি পর্যালোচনা করেছি। যদি পরিষেবাটি তার ওজন টান না করে, আমি একটি নিম্ন স্তর নিয়ে আলোচনা করেছি বা এটি সরিয়েছি। একটি সাধারণ উদাহরণ আমার সাথে ছিল। একটি বিভাগে একটি ডিজাইন টুল, একটি ফাইল পর্যালোচনা টুল এবং একটি প্রকল্প ট্র্যাকার ছিল। দলটি ভেবেছিল তিনটিই প্রয়োজন। আমি জিজ্ঞাসা করার পরে কিভাবে কাজ দিন দিন সরানো হয়েছে, আমি দেখেছি যে একটি টুল একই কাজ করেছে যেমন অন্য দুটি তাদের ব্যবহারের ক্ষেত্রে মিলিত হয়েছে। আমরা সবচেয়ে ভালো ফিট করে রাখলাম এবং বাকিটা কেটে ফেললাম। নাটক নেই। দীর্ঘ বিতর্ক নয়। শুধু একটি ভাল ফিট. পর্যালোচনা শেষে, বার্ষিক সঞ্চয় প্রায় $1M পৌঁছেছে। একটি বিশাল জয় থেকে নয়। অনেক ছোট কাট থেকে যে অর্থ তৈরি. এটাই ছিল আমার জন্য আসল শিক্ষা। বড় সঞ্চয় সাধারণত রুটিন কাজের মধ্যে লুকিয়ে থাকে। যদি আমি ছোট বর্জ্যকে উপেক্ষা করি কারণ এটি ক্ষতিকারক মনে হয়, তবে খরচ বাড়তে থাকে। আমি যদি ঘনিষ্ঠভাবে দেখি, সাধারণ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করি এবং কাজটি আসলে কীভাবে করা হয় তা পরীক্ষা করে দেখি, আমি উন্নতি করার জায়গা খুঁজে পাই। আমার পদ্ধতি এখন সহজ: প্রতিটি পুনরাবৃত্ত খরচ পরীক্ষা করুন কে এটি ব্যবহার করে জিজ্ঞাসা করুন এটি কোন সমস্যা সমাধান করে জিজ্ঞাসা করুন একটি সস্তা উপায় একই কাজ করতে পারে কিনা জিজ্ঞাসা করুন কথোপকথনে লোকেদের কাজ করে রাখুন আমি খেলাধুলার জন্য কাটছাঁট করি না। আমি বর্জ্যের সন্ধান করি যা দল বা গ্রাহককে সাহায্য করে না। সেই মানসিকতা আমাদের অর্থ সাশ্রয় করেছে, এবং এটি কাজকে আরও পরিষ্কার করেছে। যদি আমাকে এটি এক লাইনে বলতে হয়, আমি এটি বলব: একটি বড় পরিমাণ সঞ্চয় করার দ্রুততম উপায় একটি বিশাল পদক্ষেপ নয়। টাকা কোথায় যাচ্ছে এবং সেই খরচ এখনও অর্থবহ কিনা তা জিজ্ঞাসা করা একটি স্থির অভ্যাস।

আমি ভাবতাম খরচ কমানো একটা বড় পদক্ষেপ থেকে এসেছে। তারা না. আমি বেশিরভাগ ব্যবসায় যা দেখি তা হল ধীরগতির ক্ষতি: ছোট ফি, দুর্বল কেনার অভ্যাস, অলস শ্রম, অতিরিক্ত জায়, ভাঙা হ্যান্ডঅফ এবং সরঞ্জাম যা কেউ ব্যবহার করে না। বিক্রয় বাড়তে পারে, তবুও মার্জিন এখনও দূরে সরে যায়। যখন আমি প্রতি বছর $1M কম খরচের লক্ষ্য রাখি, তখন আমি একটি চটকদার সমাধানের পিছনে ছুটছি না। আমি একটি সিস্টেম তৈরি করি যা দেখায় কোথায় নগদ ফাঁস হয়, তারপরে আমি একের পর এক লিক বন্ধ করি। 1. আমি শেষ ডলারে খরচ ম্যাপ করি। আমি দল, বিক্রেতা, সাইট এবং বিভাগ দ্বারা সংখ্যাগুলি টানছি। বিস্তৃত প্রতিবেদন নয়। লাইন বাই লাইন ভিউ। একটি ক্লায়েন্ট প্রকল্পে, কোম্পানি তিনটি সফ্টওয়্যার সরঞ্জামের জন্য অর্থ প্রদান করে যা একই কাজটি সমাধান করে। কেউ খেয়াল করেনি কারণ প্রতিটি দল তার নিজস্ব টুল কিনেছে। একটি পর্যালোচনার পরে, আমরা দুটি লাইসেন্স বাদ দিয়েছি এবং কাজটিকে একটি সিস্টেমে সরিয়ে নিয়েছি। পরিবর্তনটা ছোট মনে হলো। বার্ষিক সঞ্চয় হয়নি। 2. আমি বর্জ্য খুঁজছি মানুষ উপেক্ষা করতে শিখেছে. বর্জ্য পুনরায় কাজ, ওভারটাইম, রাশ শিপিং এবং অব্যবহৃত স্টকগুলিতে লুকিয়ে থাকে। আমি একটি গুদাম দেখেছি "কেবল ক্ষেত্রে" যন্ত্রাংশ ক্রয় করতে। তাক পূর্ণ দেখাচ্ছিল, তবুও সেখানে নগদ আটকে ছিল। আমরা ন্যূনতম স্টক স্তর সেট করেছি, প্রতি সপ্তাহে চাহিদা পরীক্ষা করেছি এবং কারও প্রয়োজন নেই এমন অর্ডার দেওয়া বন্ধ করেছি। বহন খরচ কমে গেছে। স্ক্র্যাপও পড়ে গেছে। 3. আমি একটি ক্লিনার চুক্তির জন্য সরবরাহকারীদের ধাক্কা দিই। আমি শুধু কম দাম চাই না। আমি ডেলিভারির শর্তাবলী, বান্ডেল বিকল্প, পেমেন্টের সময় এবং পরিষেবার স্তর সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করি। মালবাহী পদে একটি ছোট পরিবর্তন একটি ক্ষুদ্র মূল্য কমানোর চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। যখন একজন সরবরাহকারী তিনটি আংশিক অর্ডার পাঠায়, তখন লুকানো খরচ পরে দেখা যায়। আমি একটি চালান, একটি চালান, কম ভুল পছন্দ করি৷ 4. আমি প্রক্রিয়ার ভিতরে ধাপ কাটা. প্রতিটি অতিরিক্ত হ্যান্ডঅফ খরচ যোগ করে। প্রতিটি অনুমোদন বিলম্ব যোগ করে। আমি সহজ প্রবাহ পছন্দ. যদি একটি কাজ চারজনকে স্পর্শ করে যখন দুজন তা করতে পারে, আমি পথ পরিবর্তন করি। একটি সাইটে, একটি ক্রয়ের অনুরোধ পাঁচটি অনুমোদনের মাধ্যমে সরানো হয়েছে৷ এটি কয়েক দিন ধরে স্থবির ছিল, তারপরে তাড়াহুড়ো করে কেনাকাটা শুরু করে। আমরা প্রবাহ ছাঁটা. দল দ্রুত কাজ করেছে, এবং রাশ ফি পড়ে গেছে। 5. আমি প্রতি মাসে সঞ্চয় ট্র্যাক. ট্র্যাক করা হয় না এমন একটি কাটা বিবর্ণ হতে পারে। আমি লাভের জন্য একটি শীট, প্রতিটি আইটেমের জন্য একজন মালিক এবং একটি পর্যালোচনা তারিখ ব্যবহার করি। যদি সংখ্যাটি প্রবাহিত হয়, আমি কেন জিজ্ঞাসা করি। মাঝে মাঝে পুরনো অভ্যাস ফিরে আসে। মাঝে মাঝে নতুন সমস্যা দেখা দেয়। আমি জয় এবং ফলো-থ্রু দুটোই চাই। আমি একটি নিয়মও মনে রাখি: একটি খরচ কম গ্রাহকের অভিজ্ঞতা আঘাত করা উচিত নয়। যদি আমি পরিষেবা ধীর করে বা গুণমান কমিয়ে অর্থ সঞ্চয় করি, ব্যবসা পরে অর্থ প্রদান করে। আমি বরং ভুল জায়গায় চেপে ফেলার চেয়ে বর্জ্য অপসারণ করব। আমি দেখেছি যে স্থির সঞ্চয়গুলি সাধারণ অভ্যাস থেকে আসে: - প্রায়শই ব্যয়ের পর্যালোচনা করুন - যা অলস বসে থাকে তা কম কিনুন - পুনরায় কাজ কম করুন - বিক্রেতাদের সৎ রাখুন - এমন পদক্ষেপগুলি সরান যা কোনও মূল্য যোগ করে না এভাবেই আমি বছরের পর বছর ব্যয়ে $1M কম চিন্তা করি৷ একটি জোরে নড়াচড়াও নয়। একটি ভাগ্যবান বিরতি না. একটি পরিষ্কার দৃষ্টিভঙ্গি, একটি পরিষ্কার প্রক্রিয়া, এবং বড় ক্ষতিতে পরিণত হওয়ার আগে ছোট ফুটো ঠিক করার অভ্যাস।

আমি ব্যবসা জুড়ে একই সমস্যা দেখতে রাখা. দলগুলি দ্রুত সরঞ্জাম কিনছিল। পুনর্নবীকরণ ঘটতে থাকে৷ কেউই একটি প্রকল্পের গতি কমাতে চায় না, তাই প্রতিটি বিভাগ তার নিজস্ব সফ্টওয়্যার, নিজস্ব বিক্রেতা এবং নিজস্ব চুক্তির মাধ্যমে নিজস্ব সমস্যার সমাধান করেছে৷ খরচ একটি দৈত্য শক হিসাবে দেখায় না. ছোট ছোট টুকরো করে বেরিয়ে গেল। এখানে কয়েকটি আসন। সেখানে একটি ডুপ্লিকেট প্ল্যাটফর্ম। একটি পরিষেবা যা একটি প্রচারের জন্য যোগ করা হয়েছে এবং আর কখনও স্পর্শ করা হয়নি৷ যখন আমি এটি ম্যাপ আউট করেছি, তখন বর্জ্যটি আঘাত করার মতো যথেষ্ট বড় ছিল। সহজ পদক্ষেপ যা সবকিছুকে বদলে দিয়েছে: অ্যাকাউন্ট থেকে টাকা চলে যাওয়ার আগে আমি প্রতিটি পুনর্নবীকরণকে একটি শেয়ার করা পর্যালোচনার মধ্য দিয়ে যেতে বাধ্য করেছি। যে প্রায় খুব সরল শোনাচ্ছে. এটা ছিল. কোন মহান পুনর্নির্মাণ. কোন বেদনাদায়ক সিস্টেম ওভারহল। দীর্ঘ পরামর্শক ডেক নেই। আমি শুধু একটি নিয়ম রেখেছি: যদি একটি টুল, পরিষেবা বা লাইসেন্স পুনর্নবীকরণ হতে থাকে, তাহলে মালিককে সক্রিয় ব্যবহার দেখাতে হবে, একটি প্রকৃত ব্যবসার প্রয়োজন এবং একজন নামধারী ব্যক্তি যিনি এটি ব্যবহার চালিয়ে যাবেন। এই একটি পদক্ষেপ আমাদের বছরে $1M এর কাছাকাছি সাশ্রয় করেছে। আমি জানি যে সংখ্যাটি বড় শোনাতে পারে, তাই আমি এখানে সতর্ক থাকতে চাই। এটি একটি জাদু কাটা থেকে আসেনি। এটি দ্রুত যোগ করা অনেক ছোট কাট থেকে এসেছে। এখানে আমি কি দেখেছি. একটি দলে তিনটি প্রজেক্ট ট্র্যাকার ছিল। অন্য দলের দুটি জরিপ সরঞ্জাম ছিল। সেলসের একটি কলিং প্ল্যাটফর্ম ছিল যেখানে কয়েক ডজন অব্যবহৃত আসন রয়েছে। মার্কেটিং ডিজাইন সফ্টওয়্যার লাইসেন্সের জন্য অর্থ প্রদান করেছিল যা শুধুমাত্র কয়েকজন লোক ব্যবহার করেছিল। Ops-এর একটি রিপোর্টিং টুল ছিল যা আমাদের ইতিমধ্যেই মালিকানাধীন সিস্টেমের মতো একই ডেটা টেনে আনে। কেউ কিছু ভুল করেনি। প্রতিটি দল এই মুহূর্তে একটি ব্যবহারিক পছন্দ করেছে। সমস্যা ওভারল্যাপ ছিল. সমস্যা ছিল অভ্যাস। সমস্যাটি ছিল যে একবার একটি টুল একটি কোম্পানিতে প্রবেশ করে, কেউ কঠিন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা না করা পর্যন্ত এটি থেকে যায়। আমি একটি সাধারণ স্প্রেডশীট দিয়ে শুরু করেছি। প্রতিটি চুক্তি এক জায়গায় চলে গেছে। আমি চারটি কলাম যুক্ত করেছি: - বিক্রেতার নাম - পুনর্নবীকরণের তারিখ - মাসিক বা বার্ষিক খরচ - সক্রিয় মালিক তারপর আমি আরও একটি ক্ষেত্র যোগ করেছি যা কথোপকথন পরিবর্তন করেছে: - ব্যবহারের প্রমাণ সেই ক্ষেত্রটি সত্যকে পৃষ্ঠায় বাধ্য করেছে৷ যদি একটি টুলে 200টি আসন এবং 47 জন সক্রিয় ব্যবহারকারী থাকে, তবে ব্যবধানটি আর অদৃশ্য ছিল না। চার মাসে একটি পরিষেবা চালু না হলে, নীরবতা সবার দেখার জন্য ছিল। যদি দুটি টুল একই সমস্যার সমাধান করে, আমি রুটিনের বাইরে উভয়ের জন্য অর্থ প্রদানের পরিবর্তে তাদের পাশাপাশি তুলনা করতে পারি। পর্যালোচনা নিজেই সংক্ষিপ্ত থাকা. আমি প্রতিবার তিনটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেছি: - এখন এটি কে ব্যবহার করে? - এটা বন্ধ করলে কি হবে? - একই ফলাফল পেতে একটি সস্তা উপায় আছে? এটাই যথেষ্ট ছিল। কিছু নবায়ন থেকে গেছে. কেউ কেউ ডাউনগ্রেড হয়েছে। কিছু বাতিল হয়েছে। কয়েকটি উদাহরণ এখনও আমার কাছে দাঁড়িয়ে আছে। আমরা একটি ডিজাইন টুল খুঁজে পেয়েছি যেটির জন্য তিনটি বিভাগ অর্থ প্রদান করেছে। একটি দল প্রতি সপ্তাহে এটি ব্যবহার করত। অন্যরা এটি ব্যবহার করত যখন একজন ডিজাইনার তাদের একটি ফাইল পাঠান। আমরা সেই দলগুলিকে পৃথক লাইসেন্সের পরিবর্তে শেয়ার্ড অ্যাক্সেসে স্থানান্তরিত করেছি। খরচ দ্রুত কমে গেছে। আমরা একটি সমীক্ষা প্ল্যাটফর্ম পেয়েছি যা একটি প্রচারের জন্য কেনা হয়েছিল। প্রচারাভিযান শেষ হয়েছে, কিন্তু পুনর্নবীকরণ দুইবার মাধ্যমে স্খলিত হয়েছে. আমি এটি বাতিল করেছি এবং সেই দলটিকে একটি লাইটার টুলে নিয়ে গিয়েছি যা কাজের সাথে আরও ভালভাবে ফিট করে। আমরা এমন একটি বিক্রয় প্ল্যাটফর্ম পেয়েছি যারা ইতিমধ্যে কোম্পানি ছেড়ে চলে গেছে তাদের জন্য বরাদ্দ করা আসন। যে এক দেখতে বেদনাদায়ক ছিল. কেউ এটি ঘনিষ্ঠভাবে ট্র্যাক করেনি, তাই বিলটি আসতে থাকে। যে পরিষ্কার করা চটকদার ছিল না. এটা শুধু প্রয়োজন ছিল. প্যাটার্ন সবসময় একই ছিল. অর্থ বেরিয়ে যাচ্ছিল কারণ কাউকে থামাতে এবং ব্যয়ের ন্যায্যতা দিতে হয়নি। একবার আমি এটি পরিবর্তন করলে, অপচয়ের গতি কমে যায়। আমি আরও কিছু শিখেছি যা গুরুত্বপূর্ণ। খরচ নিয়ন্ত্রণ আরও ভাল কাজ করে যখন এটি শাস্তির মত অনুভব করে না। যদি লোকেরা মনে করে যে প্রতিটি পর্যালোচনা একটি ফাঁদ, তারা কেনাকাটা লুকিয়ে রাখে বা তাড়াহুড়ো করে। আমি তা চাইনি। আমি পরিষ্কার অভ্যাস চেয়েছিলাম। তাই আমি প্রক্রিয়াটি সহজ করেছি। আমি প্রতিটি দলকে একটি সহজ নবায়ন বিজ্ঞপ্তি দিয়েছি। সময়সীমার আগেই তাদের সঙ্গে বসেছিলাম। আমি তাদের এখনও কি প্রয়োজন জিজ্ঞাসা. আমি পরিবর্তিত কাজের জন্য শুনেছি। সেই শেষ অংশটি মানুষের প্রত্যাশার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। একটি টুল যা ছয় মাস আগে বোধগম্য হয়েছিল তা এখন কাজের জন্য উপযুক্ত নাও হতে পারে। দল বেড়ে যায়। প্রকল্প শেষ। স্টাফ পরিবর্তন। কর্মপ্রবাহ স্থানান্তর. কেউ চেক না করলে সফটওয়্যার বিল পাত্তা দেয় না। আমিও জিজ্ঞাসা করা বন্ধ করেছিলাম, "আমরা কি এটি কাটতে পারি?" আমি জিজ্ঞেস করতে লাগলাম, "এটা আজ আমাদের জন্য কোন কাজ করছে?" এই ছোট পরিবর্তন মানুষকে সৎভাবে উত্তর দিতে সাহায্য করেছে। এটা চাপ বন্ধ নিল. এটা মান ফিরে ফোকাস আনা. ফলাফল শুধুমাত্র কম খরচ ছিল না. এটি আমাদের ক্লিনার অপারেশনও দিয়েছে। পুনরাবৃত্ত খরচ সম্পর্কে অর্থের একটি পরিষ্কার দৃষ্টিভঙ্গি ছিল। ম্যানেজারদের তাদের দলগুলি কী ব্যবহার করে তার উপর আরও নিয়ন্ত্রণ ছিল। কর্মচারীদের শেখার জন্য কম র্যান্ডম সরঞ্জাম ছিল। আইটি সমর্থন কম বিশৃঙ্খলা ছিল. আমি যে অংশ সঞ্চয় হিসাবে প্রায় অনেক পছন্দ. একটি পাতলা স্ট্যাক দৈনন্দিন কাজ সহজ করে তোলে. লোকেরা একই কাজ করে এমন অ্যাপগুলির মধ্যে স্যুইচ করা বন্ধ করে দেয়। কম লগইন। কম বিভ্রান্তি। কম আওয়াজ। যদি আমাকে সরল ভাষায় পাঠটি পুনরাবৃত্তি করতে হয়, আমি এটি বলব: পুনরাবৃত্তিমূলক খরচ দেখার জন্য বাজেট সংকটের জন্য অপেক্ষা করবেন না। এক ভাগ পুনর্নবীকরণ পর্যালোচনা করুন. ট্র্যাক ব্যবহার. একজন মালিকের নাম দিন। ওভারল্যাপ তুলনা করুন। যা আর তার জায়গা অর্জন করে না তা বাতিল করুন। যে পদক্ষেপ আমাদের সংখ্যা পরিবর্তন. এটা চটকদার ছিল না. এটা ব্যাখ্যা করা কঠিন ছিল না. এটি কেবল আমাদের খোলা চোখে ব্যয় করতে বাধ্য করেছে এবং এটি একটি বিশাল পার্থক্য তৈরি করেছে। শিল্প প্রবণতা এবং সমাধান সম্পর্কে আরও জানতে আগ্রহী? Lumin.zheng-এ যোগাযোগ করুন: Mr.Zheng@huaduo-petsoph.com/WhatsApp +8613601813845।

ওম্যাক, জেমস পি. এবং ড্যানিয়েল টি. জোন্স 1996 লীন থিঙ্কিং কাপলান, রবার্ট এস. এবং ডেভিড পি. নর্টন 1996 দ্য ব্যালেন্সড স্কোরকার্ড হ্যামার, মাইকেল 1990 রিইঞ্জিনিয়ারিং ওয়ার্ক ডোন্ট অটোমেট অব্লিটারেট জনসন, এইচ. থমাস এবং অ্যান্ডারস ব্রোমস 2000 লাভ, মাইকেল ক্ল্যারিন এবং মাইকেল ক্ল্যায়ন মাইকেল ক্লাউড 2003 দ্য ইনোভেটরস সলিউশন ড্রাকার, পিটার এফ. 2005 ম্যানেজমেন্ট ইন আ টাইম অফ গ্রেট চেঞ্জ